Отказ в приеме документов на получение субсидии на оплату услуг ЖКХ

При очередном обращении в отдел субсидий по ЖКХ мной был получен отказ в приеме документов с указанием неправильно оформленных документов. На мою просьбу показать документ, где указан правильный вид или разъясняющая информация, мне сказали таких нет, но мне в субсидии откажут. Документы я подала 09.02.16, действительно в справке о моих доходах была неправильно указана дата (вместо январь 2016 указано январь 2015), документы принять отказались и теперь предоставить их я могу только во второй половине февраля, что лишает меня субсидии на февраль месяц, а фактически денежные средства я смогу получить только в конце марта или начале апреля. На мою просьбу предоставить мне письменный отказ в приеме документов отказали. Я проживаю с мужем и двумя несовершеннолетними детьми (11 лет и 2 года). Фактическая з/п мужа (на руки) 24т.руб, у меня - ежемесячные 50 руб. до достижения ребенком 3-х лет. В данный период времени для меня субсидия - реальная помощь. Но меня её лишают незаконно, насколько я понимаю исходя из информации о правилах подачи документов на субсидию и предоставленных образцов документов. Как правильно в этой ситуации мне добиться своего и вообще обезопасить себя на будущее от подобных проблем? Заранее благодарна за ответ.