Правильное оформление кадровых документов

Здравствуйте!

На данный момент действует ГОСТ - ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов, этот документ носит рекомендательный характер.

То, что вы указываете, что за руководителя документы подписывает другое должностное лицо, то здесь может быть несколько вариантов:

1. Руководитель организации отсутствует по каким-то причинам, болезнь, отпуск, командировка и т.п.;

2. Руководитель организации делегировал свои полномочия.

И так, в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов:

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

    Пример -

    И.о. генерального директора  Подпись           И.О. Фамилия

    или:

    Исполняющий обязанности

    генерального директора       Подпись           И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

Опять же обращаю внимание, ГОСТ носит рекомендательный характер.

Этот вариант для случаев, когда руководитель временно отсутствует. 

И, например, я не считаю его корректным, т.к. не существует должности -   Исполняющий обязанности, если в только в штатное расписание работодатель включил такую должность.

А если руководитель временно отсутствует, то есть несколько способов это оформить в соответствии с ТК РФ:

1. Работа на условиях внутреннего совместительства ст.60.1 ТК РФ;

2. Совмещение должностей ст.60.2 ТК РФ;

3. Временный перевод на другую должность ст.72.2 ТК РФ.

Руководитель организации делегировал свои полномочия.

Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом, в порядке, установленном настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами (часть 6 ст.20 ТК РФ).

В соответствии с требованиями  части первой ст.57 ТК РФ одним из обязательных условий трудового договора являются сведения о представителе работодателя, который имеет право подписи трудового договора, и основание, в силу которого этот представитель наделен соответствующими полномочиями. 

В п.12 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" определено, что представителем работодателя при найме работников является лицо, которое в соответствии с законом, иными нормативными правовыми актами, учредительными документами юридического лица либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено полномочиями по найму работников.

Вывод - уполномоченные лица могут быть наделены правами и обязанностями в трудовых отношениях, т.е. руководитель организации. который действует от лица юрлица, может делегировать свои права и обязанности в трудовых отношениях.

Например, филиал (ОП или представительство), документы подписывает руководитель филиала.  И документы подписывают на основании доверенности.

При этом, никаким нормативным актом не установлены требования, как оформлять в таких документах реквизит "Подпись".

Однако, все кадровые документы должны оформляться одинаково, содержать информацию одинаковую, информация должна дублироваться.

Если в трудовом договоре указано, что его подписывает директора филиала, действующий по доверенности, то та же самая информация должна быть указана и в приказе на прием, если допсоглашение к ТД на перевод на другую должность подписывает директора филиала, действующий по доверенности, то эта же сама информация должна быть указана и в приказе на перевод и т.д.

Во многих крупных организациях поэтому, оформляют Положение по кадровому делопроизводству (или Положение по делопроизводству). 

Я считаю, что в кадровые документы при подписании уполномоченным лицом таких  документов нужно внести соответствующие изменения в реквизит "Подпись" издаваемого документа, должны быть добавлены поля для отражения реквизитов доверенности или приказа на право подписания кадровых документов.