Как работнику запросить у работодателя документы?

Трудовой кодекс гарантирует работнику выдачу документов и их копий, связанных с работой. Однако перечень этих документов открыт, поэтому зачастую работодатели отказывают в выдаче того или иного документа или их копий в своих интересах. Разберемся вместе с экспертом, как правильно запросить такие документы у работодателя, ведь многие из них понадобятся работнику в случае возникновения трудового спора.

Какие документы работодатель обязан выдать?

– трудовую книжку (за исключением случаев, если трудовая книжка на работника не ведется) в целях обязательного социального страхования;

– копию приказа о приеме на работу;

– копию приказов о переводах на другую работу;

– копию приказа об увольнении с работы;

– выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если трудовая книжка на работника не ведется);

– справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах в ПФ РФ, о периоде работы у данного работодателя;

 – и другие документы. 

Обязан ли работодатель выдавать локальные нормативные акты?

Работодатель обязан при трудоустройстве ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, локальными нормативными актами, коллективным договором, но обязанности предоставить работнику копии этих документов у него нет, так как они связаны с производственным процессом в целом.

Именно эта позиция является основной в судебной практике. Хотя, есть и другая точка зрения, что ознакомление работника с этими документами только при трудоустройстве, ограничивает его права и требует от работника феноменальной памяти. Несмотря на то, что эти документы не содержат информацию о конкретном работнике, но регулируют его права, обязанности и ответственность, значит, напрямую связаны с его работой. Кроме того, у работодателя есть право привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за неисполнение, ненадлежащее исполнение этих документов, содержание которых он обязан был запомнить при трудоустройстве. 

Обязан ли работодатель выдать трудовой договор?

Один экземпляр трудового договора работодатель хранит у себя, второй передает работнику. Получение работником своего экземпляра подтверждается его подписью на экземпляре трудового договора, который хранится у работодателя.

Некоторые работодатели считают, что подпись работника на экземпляре трудового договора, освобождает их от обязанности предоставить его копию, так как закон не предусматривает, что трудовой договор составляется в виде копии. Однако Трудовой кодекс РФ не содержит запретов на выдачу копии этого документа, поэтому суды в данном вопросе поддерживают работников, которые могут потерять свой экземпляр договора.

Обязан ли работодатель выдать должностную инструкцию?

По мнению Роструда должностная инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику. Но Трудовой кодекс РФ не регулирует вопросы ведения должностных инструкций, поэтому работодатели вправе самостоятельно определять порядок их оформления и утверждения.

Обязан ли работодатель выдать документы, послужившие основанием для привлечения к дисциплинарному взысканию?

Минтруд РФ считает, что при привлечении к дисциплинарной ответственности работодатель обязан предъявить сотруднику только приказ или распоряжение о взыскании, знакомить его с иными документами, связанными с применением дисциплинарного взыскания,  работодатель не обязан.

Однако можно встретить противоположную точку зрения. Документы о привлечении работника к дисциплинарной ответственности содержат его персональные данные и напрямую связаны с его трудовой деятельностью, содержат выводы о ненадлежащем исполнении работником своих служебных обязанностей, поэтому отказ в их выдаче препятствует в реализации прав работника на защиту от необоснованного привлечения к дисциплинарной ответственности.

Обязан ли работодатель отправить документы работнику по месту его жительства?

Однозначного запрета на выдачу работнику документов путем направления в его адрес почтового отправления нет.

Специалисты Роструда придерживаются позиции, что работодатель обязан направить документы работнику почтой*, если работодатель и работник не договорились о способе передачи документов, либо работник указал этот способ в заявлении.

Судебная практика подтверждает данную позицию.  Так, судьи Девятого КСОЮ признали законным штраф в размере 30000 рублей организации за нарушение трудового законодательства, так как работодатель обязан был направить бывшему работнику документы почтой в адрес, который он указал в заявлении, но не сделал этого.

Может ли требовать документы бывший работник?

Верховный Суд РФ разъяснил, что  правом получения от работодателя документов, связанных с работой, либо их надлежащим образом заверенных копий также обладают и работники, с которыми трудовые отношения были прекращены.

Как запросить документы и/или их копии, чтобы работодатель не смог отказать в их выдаче?

Вот несколько подсказок о том, как запросить документы, чтобы повысить шансы на их получение, если у специалистов Роструда РФ, Минтруда РФ и в судебной практике нет единого мнения:

–  формулируйте заявление так, чтобы оно отображало вашу точку зрения, почему эти документы вам должны выдать, сделайте ссылки на статьи закона и подберите в свою пользу судебную практику;

– запрашивайте выписку из документа, содержащую сведения только по вам (например, из табеля учета рабочего времени, графика отпусков, штатного расписания);

– указывайте в заявлении, что копию документа, выписку из документа работодатель может предоставить посредством обезличивания персональных данных других лиц (например, документы, связанные с привлечением к дисциплинарной ответственности);

– просите в заявлении, чтобы работодатель отказ в выдаче документов объяснил со ссылками на статьи закона, и ознакомил вас под подпись с этими документами.

*Разъяснения, размещенные на сайте "Онлайнинспекция.рф", не являются правовыми актами, а носят рекомендательный характер.

Если у вас есть вопросы по защите ваших прав, пишите нам в раздел «Консультации». Эксперты «Так-так-так» всегда готовы помочь вам. И присоединяйтесь к нам в социальных сетях!