Настоящий материал (информация) произведен и (или) распространен иностранным агентом РФ Фонд «Так-Так-Так» либо касается деятельности иностранного агента РФ Фонд «Так-Так-Так»
18+
Консультация № 12 058
№ 12 058
РЕШЕНО

Утеряна трудовая книжка работодателем

Здравствуйте! Сокращаем должность бухгалтера. У  бухгалтера был доступ в сейф и сейчас мной выявлено, что отсутствует ее трудовая книжка. Конечно доказать, что забрала она, я не могу(она боится, что уволю "по статье" и понимаю, что ответственность за хранение лежит на мне (руководителе). Все остальные трудовые книжки на месте. Я спросила ее, где ее трудовая, на что мне было сказано, "так вы еще и мою книжку потеряли, теперь у вас будут проблемы". Она может в любой момент дать согласие на увольнение "без отработки" и я должна буду ей выдать трудовую. Поэтому хочется решать эту проблему сразу.  Есть копия трудовой, до нас она работала в одном месте (у своего мужа). Увольнение идет тяжело, как мне поступить? Сказать, чтобы написала заявление на выдачу дубликата и дальше делать запрос на предыдущее место работы??? Заранее признательна.

9 ответов

 Здравствуйте!

Вообще, за сохранность трудовых книжек должно быть назначено приказом должностное лицо, еще лучше, если этот пункт будет в его ДИ внесен. И доступ, где хранятся трудовые книжки только этого лица. Я как ответственное лицо всегда по трудовым книжкам, ключ от сейфа даже директору под роспись выдавала и даже собственнику бизнеса. В общем, на ошибках учимся.

А вообще, чтобы долго вам не буду писать ответ, я его вам даю из Консультанта-плюс:

Вопрос: По вине работодателя утеряна трудовая книжка работника. Каким образом следует восстановить трудовую книжку?

 

Ответ: Восстановление трудовой книжки, утерянной по вине работодателя, следует производить в соответствии с порядком, установленным для восстановления утраченной трудовой книжки по вине работника, так как законодательством напрямую не установлен порядок восстановления трудовой книжки, утерянной работодателем. Порядок выдачи дубликатов трудовых книжек регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила).

 

Обоснование: Исходя из анализа законодательства в сфере кадрового учета, если трудовая книжка была утеряна работником или трудовые книжки были утеряны работодателем, либо трудовая книжка находится в ветхом состоянии, либо в ней имеются записи об увольнении или переводе, признанные впоследствии недействительными (в том числе записи об освобождении от работы в связи с незаконным осуждением), Правилами предусмотрена обязанность работодателя выдать дубликат трудовой книжки. В п. 45 Правил указано, что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

С учетом вышесказанного считается, что утрата одной трудовой книжки невозможна, поскольку трудовые книжки должны храниться в сейфе организации. Однако, если по каким-либо причинам работодатель все же потеряет трудовую книжку одного из своих работников, ему не остается ничего другого, как выдать дубликат трудовой книжки.

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки по вине работодателя производится на основании документа, удостоверяющего факт утраты (наступления обстоятельств, повлекших за собой утрату трудовой книжки), то есть при массовой утрате трудовых книжек, например вследствие стихийного бедствия, повлекшего, кроме того, и утрату соответствующих документов, сведения о трудовом стаже работников вносятся в дубликаты на основании акта об установлении трудового стажа. В остальных случаях, не указанных в п. 34 Правил, учитывая, что разъяснений по этому вопросу нет, процедура оформления дубликата трудовой книжки может производиться в порядке, установленном для ситуации, когда трудовая книжка утрачена по вине работника.

Таким образом, работник, трудовая книжка которого была утеряна по вине работодателя, должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее чем через 15 дней после того, как последний подал заявление. Для оформления дубликата работник должен собрать документы, подтверждающие факт его трудовой деятельности в других организациях.

Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" в п. 7.2 закрепляет обязанность работодателя оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю. Таким образом, восстановление трудовой книжки, утерянной по вине работодателя, производится в соответствии с порядком, установленным для восстановления утраченной трудовой книжки по вине работника.

 

Я.В.Просветова

ООО "КОМПЬЮТЕР ИНЖИНИРИНГ"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

27.11.2013

 

 

 

 

Спасибо. Если в день увольнения по сокращению я не выдаю книжку, то работник мне пишет заявление о выдаче дубликата и у меня есть 15 дней? Не придется ничего доплачивать ему за эти дни?

И думаю наперед, что если Работник не предоставит данные о прошлом месте работы и сама организация тоже на мой запрос ничего не пришлет (директор же там ее муж)?Я конечно надеюсь, что все решится, но готовлюсь ко всему.

 

 Я вам рекомендую именно уже сейчас, когда факт установлен составит Акт об утрате трудовой книжки и необходимости выдачи работнику дубликата в замен утраченной ТК.

Т.к., в день увольнения вы обязаны уже выдать какой то документ - ТК или дубликат ТК, а не составлять акты, что вы ее потеряли, иначе, это будет подходить под ст.234 ТК РФ и вам придется платить работнику за невыдачу ТК.

 Если ее муж с его компанией не выдадут вам ответа на письменный запрос, который вы отправите заказным письмом с заказным уведомлением о вручении и описью вложения, вам в адрес вернется уведомление, что тот работодатель запрос получил, но вам ни какого ответа не пришлют, то вы внесете в дубликат те записи, которые вы можете сделать.

Акт об отсутствии мы составили сразу как обнаружили. Бухгалтер была на больничном. Нам надо знакомить теперь ее с ним?

 Ну, работника с Актом обязательно ознакомить нужно. А дальше, оформляйте дубликат.

После того как работнику было предложено расписаться в акте  об отсутствии трудовой книжки, а также сказано, что будет делаться дубликат:запрос на прежнее место работы и в пенсионный фонд (так навсякий случай) выяснилось, что возможно книжка дома (т.к. она брала ее как-то давно, но по ей кажется, что возвращала...) и попросила подождать день. Хотя я проверяла не так давно и все книжки были на месте. В итоге она принесла свою трудовую.  Так что вот оно как бывает...  

 Знаете, когда мне пишут иногда мои консультируемые, что как только работодатель получил письмо, либо как только было сказано, что прокуратура будет заниматься и т.п., часто очень сразу же ситуация и решается нужным образом. А я шучу на эту тему, что вот что крест животворящий делает.

Вашей работнице не захотелось иметь две трудовых книжки. Однако, нервы она вам попортила и могла ведь еще и заявить, что вы потеряли, еще и требовать возмещение материального и морального вреда.

А вообще, такое ощущение, что наши работники достойны наших работодателей, а работодатели достойны своих работников.

Поздравляю, что ситуация разрешилась без проблем для организации!

Так-так-так, поддерживаю!

Вы получили совет эксперта, который помог решить вашу проблему. Вы тоже можете помочь другому человеку защитить свои права, сделав посильное пожертвование на развитие нашей сети. Сделаем право доступным для всех!

100 ₽
500 ₽
1 000 ₽
2 000 ₽
5 000 ₽
10 000 ₽
Ежемесячное
Единоразовое
Ежемесячное
Единоразовое