Должен ли работодатель при увольнении работника выдать ему все оригиналы хранящихся документов, содержащих персональные данные?

Здравствуйте!

Не поняла в чем вопрос?

Вы сами все знаете и дали ответ.

Работник Работодателю предъявляет документы перечень ст.65 ТК РФ, оригиналы, как вы сами сказали - трудовая книжка, медицинская книжка.

Работодатель обрабатывает персональные данные, а если Работодатель хочет хранить копии документов, то обязан запросить у работника разрешение на хранение копий документов в личном деле работника.

При чем, Работник всегда может отозвать такое разрешение либо в период трудовых отношений, либо после увольнения. Подайте работодателю заявление, что вы просите выдать вам копии документов, на хранение которых вы дали разрешение работодателю при трудоустройстве.

Кстати, я при увольнение всегда забираю копию своего паспорта.

Основание: Глава 14 ТК РФ, Федеральный закон "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ

А Положение о персональных данных работника это обязательный ЛНА, но он не может содержать условий, которые бы нарушали ТК РФ и Федеральный закон "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ.

Частью 2 ст. 9 Закона N 152-ФЗ закреплено, что согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных.

Продолжением ч. 2 ст. 9 Закона N 152-ФЗ определено, что в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в п. п. 2 - 11 ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 10 и ч. 2 ст. 11 Закона N 152-ФЗ.

Вот вам ответ той инстанции, которая занимается соблюдением закона в этой области:

Можно ли хранить копии документов работников?

Письмо Управления Роскомнадзора по Тверской области от 18 апреля 2018 г. N 3075-69-09/69

Управление Роскомнадзора по Тверской ответило на вопрос о соблюдении требований законодательства о персональных данных при хранении работодателем копий документов в личных делах работников.

В ведомстве указали, что хранение копий документов работников возможно при соблюдении следующих условий:

- обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе;

- обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;

- содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки.

Отметим, что на практике добиться соблюдения этих принципов при хранении копий документов работников довольно проблематично.

Перечень случаев, при которых допускается обработка (в том числе хранение) персональных данных, определен статьей 6 Закона о персональных данных. Для большинства копий документов работников иных оснований для обработки персональных данных из упомянутого перечня, кроме согласия работника на такую обработку, не возникает. При этом в силу ст. 9 Закона о персональных данных согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Как разъясняетРоскомнадзор, это означает, что согласие должно содержать информацию, позволяющую однозначно сделать вывод о целях, способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, объеме обрабатываемых персональных данных.

Иными словами, даже если работодатель хранит копии документов работника с его согласия, он должен указать конкретную цель хранения таких копий. Причем хранение копий не должно быть избыточным действием для достижения такой цели. В большинстве случаев, у работодателя в действительности отсутствует потребность в хранении копий документов работников. В такой ситуации их хранение даже с согласия работника нельзя признать правомерным (см., например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 N Ф08-1921/14 и от 11.03.2014 N Ф08-480/14, Пятнадцатого ААС от 14.03.2014 N 15АП-22502/13, Семнадцатого ААС от 10.06.2015 N 17АП-5329/15).

Вот вам еще один ответ:

Суд назначил штраф кадровику, не уничтожившему копию паспорта уволившегося сотрудника

В Тюмени инспектор отдела кадров коммерческой компании привлечена к административной ответственности за хранение копии паспорта уволившегося работника, сообщает пресс-служба управления Генпрокуратуры РФ ЮФО.

В ходе проверки прокуратуры было установлено, что работник не давал согласия на обработку биометрических персональных данных. Кроме того, в карточках учета кадров компании допускалась обработка персональных данных родственников работников без их разрешения – в частности, полностью прописывалась дата рождения, хотя законом предусмотрен сбор только года рождения. Таким образом, инспектор отдела кадров нарушила ФЗ "О персональных данных".

В надзорном органе отмечают, что, в соответствии с действующим законодательством, возможность обработки персональных данных допускается только с письменного согласия их владельца.

В отношении инспектора было возбуждено дело по ст. 13.11. КоАП РФ (нарушение установленного законом порядка распространения информации о персональных данных). По результатам его рассмотрения мировой суд Ленинского округа Тюмени назначил кадровику денежный штраф.

Вот вам абзац из того Заявления о согласии на обработку персональных данных, которое подписывают работники у моего работодателя:

Дополнительно даю согласие на хранение копий документов в моем личном деле, предъявляемых при трудоустройстве в соответствии со ст.65 ТК РФ,  документов для предоставления налоговых вычетов и других документов, дающих право на дополнительные гарантии и льготы (участник ликвидации последствий Чернобыльской АЭС, Афганистан, ВОВ и.т.д.).

Спасибо за ответ. Я бы хотела забрать при увольнении справку о психиатрическом освидетельствовании (срок годности такой справки 5 лет) и сертификат о прохождении курсов об оказании первой помощи, и то и другое оплачивались работодателем. Работаю воспитателем и перехожу из одного д/с в другой, медицинская комиссия не просрочена, а заведующая объясняет свое нежелание отдавать справку о психиатрическом освидетельствовании тем, что при устройстве в другой д/с работник обязан пройти полностью комиссию заново, в том числе и психиатрическое освидетельствование.

Запросите документы  - заявлением.

Способы доставки заявлений (документов) на выбор:

1. Лично в организацию. В этом случае обязательно документ должен быть зарегистрирован. Это значит, что на копии данного документа лицо, принявшее его, должно указать свою должность, поставить подпись, дать расшифровку подписи и указать дату, когда заявление было принято. Если в организации есть секретариат, то в данном случае на документе дополнительно проставляется входящий номер, под которым заявление зарегистрировано в журнале входящей документации.
2. По почте заказным письмом с заказным уведомлением о вручении и описью вложения. Еще возможный вариант — факсом или электронным письмом, но с почтового отделения.
3. Через курьерскую службу. Этот способ дороже, но быстрее и надежнее.
4. Через доверенное лицо, вашего представителя (по нотариальной доверенности, как правило).
5. Через сайт организации (если речь идет о государственной структуре). В разделе «Обращение граждан» описать свою ситуацию, проблему. Но нужно учитывать, что при этом способе ответ на ваше заявление вы получите в течение 30 дней.
6. Обращение через электронную почту личную работника и работодателя:

Этот способ будет считаться официальным, если работник работает дистанционно, и это указано в его ТД.

Для дистанционных работников в частности, статья 312.1 Трудового кодекса определяет, что является дистанционной работой. Можно выделить два существенных признака такой работы: это выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя или его обособленного подразделения и использование для осуществления деятельности и взаимодействия между работодателем и работником информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (сети Интернет).

Особое внимание обращает на себя новый для Российского права способ взаимодействия дистанционного сотрудника и работодателя — это обмен электронными документами.

Причем стороны обязаны использовать квалифицированные электронные подписи (далее,- ЭЦП).

Различают несколько видов электронной подписи (ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»):

•  простая электронная подпись;
•  усиленная неквалифицированная электронная подпись;
•  усиленная квалифицированная электронная подпись.

Другой вариант, когда может суд принять обмен через электронную почту между работодателем и работником, если это определенно в ЛНА работодателя, указан электронный адрес работодателя в этом ЛНА. А при приеме на работу, работник предоставляет работодателю свой электронный адрес, и работодатель вносит электронный адрес работника в письменном виде, как официальный адрес, откуда будут поступать работодателю письма, документы и т.п. В каких-то организациях есть корпоративная электронная почта.

Например, ЛНА работодателя  - Положение по кадровому делопроизводству или просто по делопроизводству.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно ст.62 ТК РФ.

Документы об образование предъявляются, а не хранятся у работодателя, тем более оригиналы, и не важно, что образование или обучение вы проходили за счет средств работодателя, документ выдан на ваше ФИО, а не на юрлицо.

Что касается вопроса, о медкомиссии для водителей, то у водителя есть медсправка шоферская, которая является обязательным условием его допуска к управлению транспортным средством независимо от его работы у конкретного работодателя.

А при трудоустройстве водителю нужно пройти медкомиссию предворительную ст.69, 212, 213 ТК РФ, Приказ Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н (ред. от 06.02.2018) "Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда", эта медкомиссия уже дает допуска работать именно водителем.

То есть для водителя нужно две разных медсправки и медкомиссии, одна допуск на управление транспортным средством, другая допуск работать водителем.